Las herramientas gratuitas que usan los emprendedores que empiezan
Abres la laptop en la mesa de la cafetería durante el primer mes de trabajo. Te das cuenta de que la lista de tareas urgentes aumenta mucho más rápido que las ventas. Entonces, te preguntas: ¿qué hago para gestionar y optimizar mis operaciones como emprendedor? La respuesta puede estar en herramientas gratuitas o de pago.
El área de cobranzas y los recursos útiles
Lo primero que debes saber es que hay herramientas para cada necesidad y de manera gratuita (muchas con opciones de pago). Por ejemplo, empecemos por cobranzas, el control contable suele asustar a quienes abren un proyecto por primera vez.
Una simple hoja de cálculo compartida en Google Sheets resuelve la organización de datos sobre ingresos y egresos, sin marcas de agua. Aunque la información queda alojada en los servidores de la plataforma bajo sus propias políticas.
Los emprendedores también suelen usar recursos para aceptar pagos que, en general, tienen versiones gratuitas. Ejemplo de ello es PayPal, que permite recibir los pagos sin requerir una licencia por la plataforma. Aunque esta modalidad puede aplicar retenciones preventivas sin previo aviso, algo que se refleja en sus términos y condiciones.
Seguridad y privacidad del negocio
Cualquier emprendedor que está empezando debe prestar atención a la seguridad y la privacidad del negocio. Ten en cuenta que trabajar desde espacios públicos puede implicar ciertos riesgos que casi nadie considera.
Quien trabaja desde el wifi de una cafetería termina escribiendo VPN descargar en el buscador tarde o temprano, y ahí encuentra versiones para la laptop y para el celular. Esta es una de las cosas donde lo gratis puede salir caro. Por eso es mejor contar con soluciones que protejan la actividad en Internet, con una configuración rápida y fácil.
Una herramienta de protección es Surfshark. Permite cambiar la dirección IP con más de 4,500 servidores en 100 países. Y está disponible para Windows, macOS, Android, Linux y iOS.
Administración de archivos y documentos
Ahora bien, también debes prestar atención a la gestión de archivos y documentos. Las plataformas en la nube ofrecen almacenamiento inicial sin pedir pagos adicionales. Google Drive y Dropbox son un claro ejemplo de ello y entregan espacio suficiente para redactar propuestas, guardar facturas y compartir carpetas.
Con estas aplicaciones es posible editar un documento de manera simultánea sin duplicar en versiones por correo. Pero su principal límite es la capacidad de almacenamiento. Dropbox, por ejemplo, ofrece 2 GB de almacenamiento sin costo. Y Google Drive cuenta con 15 GB para cada cuenta de Google.
En ambos casos es posible que la plataforma recopile información de la cuenta, archivos, contactos y metadatos. Esto lo puedes revisar en sus términos y condiciones y políticas de privacidad.
Diseño gráfico y el contenido visual
También importa el diseño como parte de tu emprendimiento, ya que una imagen visual suele impactar más a primera vista que cualquier otro contenido. Aquí tienes que crear una identidad de marca y lo puedes hacer de forma gratuita. Por ejemplo, uno de los recursos destacados es Canva, en su versión sin costo.
Canva es un recurso que permite desarrollar imágenes para redes sociales, logotipos y presentaciones comerciales. También tiene plantillas prediseñadas que pueden resolver cualquier problema estético sin que hagan falta conocimientos avanzados en edición.
Su versión gratuita tiene límites en cuanto al tamaño de las descargas y en la personalización de las plantillas. Así que puede obtener la versión de pago para evitar las marcas de agua y poder usar elementos fotográficos del catálogo premium. Y evitas la restricción sobre las figuras con fondo transparente.
También encuentras a Adobe Express, que ofrece plantillas para redes sociales, videos cortos, folletos, logotipos, entre otras opciones. Una de sus limitantes es el almacenamiento, ya que en la nube solo puedes guardar archivos de hasta 5 GB máximo. Aunque la versión de pago extiende este límite.
Comunicación con los clientes
El factor “comunicación con los clientes” es determinante para cualquier emprendedor que está empezando y pretende mantener su negocio por largo tiempo. En ese caso, es posible utilizar herramientas gratuitas como WhatsApp Business.
Se trata de un portfolio de soluciones de comunicación empresarial que cuenta con un API sofisticado e integra funciones adicionales para cualquier empresa que esté iniciando o ya tenga tiempo en el mercado. Como organización de chats, mensajes automáticos, desarrollo de perfil, etc.
Pero la versión gratuita tiene algunas limitaciones, por ejemplo, no se pueden usar varios agentes atendiendo al mismo tiempo, ni la API de la app. Se trata de funciones avanzadas que muchos negocios pueden necesitar al irse expandiendo.
